بیمارستان حضرت امیرالمؤمنین (ع) خدابنده

آشنایی با شرح وظایف مسئول واحد دبیرخانه

  - حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
- تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
- صورت برداری- طبقه بندی- کد گذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستور العمل های مربوط و احتیاجات سازمان متبوع
- تشکیل پرونده جدید جهت پرسنل جدید الورود
-پیگیری امور مربوط به بایگانی مرخصی های، استعلاجی ها و گواهی آموزشی کارکنان و همچنین همکاری در امر تهیه وضعیت
-مرخصی سالیانه پرسنلی
-اعلام وصول پرونده های پرسنلی که از سایر واحدها به مرکز ارسال میگردد
-بایگانی ارزشیابی سالیانه کارکنان در پرونده های مربوط
-تهیه گزارشات مورد لزوم جهت ارائه به مقام ما فوق
-برگ شماری و لاک و مهر نمودن پرونده هایی که به سایر واحدهای تابعه دانشگاه ارسال میگردد و پیگیری وصول پرونده
-پاسخگویی به مکالمات تلفنی و مراجعین به صورت حضوری در مورد رفع مشکلات اداری کارکنان
-انجام سایر امور محوله طبق نظر مافوق
-دریافت و ثبت نامه های صادره و واده جهت حفظ و نگهداری آنها در بایگانی از طریق اتوماسیون
-کدگذاری نامه های وارده و صادره جهت  بایگانی در فایل های مربوطه
-تفکیک و جداسازی نامه ها و پیوست ها و سوابق آنها
-ثبت، ضبط و نگهداری اسناد و مدارک و مستندات مربوط به نامه ها
-تحویل پرونده ها به واحدهای ذیربط و اخذ رسید از آنها
-توجه به جاریزی و چیدمان پرونده ها و فایل و قفسه های مربوطه
-مطالعه و بررسی مدارک و مستندات و سوبق نامه ها و دقت در بایگانی آنها
-پیوست نمودن سوابق و مدارک مربوط به پرونده ها و درج آنها در روی پرونده ها
-انتخاب روشهای بایگانی نامه ها براساس موضوع، شماره یا تاریخ.
-تلاش در جهت حفظ و نگهداری بهینه و ایمنی اسناد و مدارک پرونده ها
-اقدام به امحاء نامه ها و پرونده های راکد براساس اصول و استاندارهای تعیین شده
-شرکت در دوره های آموزشی مرتبط با شغل و پیاده نمودن نتایج آن در انجام وظایف مربوطه
-انجام سایر امور مرتبط با شغل بر حسب دستور مقام مافوق
-تلاش در جهت  مکانیزه نمودن ثبت و ضبط نامه ها و بایگانی اسناد و مدارک مربوطه.
-استفاده از آخرین متد و روشهای علمی و فنی جهت حفظ و نگهداری از اسناد و مدارک بایگانی آنها از طریق اتوماسیون